海牙认证不是对所需认证文件内容的真伪做认证，而是对原认证的签发人（公证处或国际公证人）的二次认证，认证该公证处或国际公证人是有资质出具原认证文件，证明其签字真实有效。加签之前要先对认证文件办理国际公证。
无论是个人还是企业都可以办理海牙认证来代替使领馆认证。不同的文件，需要用到不同的国家或地区，如果没有一个统一的标准或体系去认证，将会对我们的工作或生活带来很大的影响。因国际之间每个国家法律体系的不同，为了防伪防假，文书转递需要公证认证才能在有效使用，而文件用在海牙公约成员需要办理海牙认证Apotile而不是使馆认证，海牙认证的目的就是简化使馆认证的繁琐程序，另外世界上还有很多地区并没有使领馆入驻，只要加入海牙公约即可享受方便快捷的类似使领馆认证的国际认证。

海牙认证一般由指定的政府机构进行，一般为国家的部或高法院。我国大陆暂不是海牙成员国而我国香港是海牙公约成员，所以需求做海牙认证的文件能够经过香港国际公证人处理。

文件送往中国使用有两种认证类型，一种是海牙认证，一种是使馆认证，并非所有的文书送往中国使用都需要办理使馆认证。海牙认证是简化的认证程序，海牙认证文书可在国内香港澳门使用，在英国，美国，澳洲，加拿大，德国等地也被认可。文书在中国大陆使用，才要求进行中国驻外使馆认证，中国大陆尚未加入海牙组织，不承认海牙文件。

海牙认证的作用就是为了简化使馆或领事认证的流程，目的是取消外国公文书需经或领事的认证。各国之间出具的文书各异，中国公民在通过合法渠道获取的文书，中国是承认的，但是不能直接在中国使用，无法辨识文件的真实性，因为要求当事人出具认证之后的文书，才会许可在国内使用。
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